Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG): Checkliste 2026
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Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück. Mit dieser Checkliste nach § 14 Abs. 4 UStG ist deine Rechnung vollständig.
Die Pflichtangaben im Überblick
- vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum)
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatte, falls vorhanden
Leistungsdatum: der häufigste Fehler
Das Leistungsdatum fehlt auf vielen Rechnungen. Ist es identisch mit dem Rechnungsdatum, reicht ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei längeren Projekten gibst du den Zeitraum an, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 01.09. bis 30.09.2026“.
Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig
Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Lückenlos muss sie nicht sein, aber sie muss einem nachvollziehbaren System folgen. Beliebt sind Formate wie „2026-001“ oder „RE-2026-0042“. Getrennte Nummernkreise, etwa pro Jahr oder pro Kunde, sind erlaubt.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV):
- Name und Anschrift von dir (der Kunde muss nicht drauf)
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Ware oder Leistung
- Gesamtbetrag inklusive Steuer und der Steuersatz
Sonderfälle
- Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf § 19 UStG.
- Reverse Charge (z. B. Leistung an Firmen im EU-Ausland): USt-IdNr. beider Seiten und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Seit 2025 gilt für Rechnungen als Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (vorher zehn). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf.
Häufige Fragen
Muss ich auf einer Rechnung Steuernummer und USt-IdNr. angeben?
Eine der beiden reicht. Hast du eine USt-IdNr., nimm diese: So gibst du deine private Steuernummer nicht an jeden Kunden weiter.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung ist trotzdem gültig und der Kunde muss zahlen. Er kann aber die Vorsteuer nicht ziehen, bis du eine korrigierte Rechnung schickst. Fehler lassen sich also nachträglich berichtigen.
Muss die Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe, auch nicht bei PDF-Rechnungen.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall frag bitte deine Steuerberaterin, deinen Steuerberater oder das Finanzamt.
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